Privacybeleid

Respijthuis Alkmaar verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Respijthuis Alkmaar.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens

Van wie verwerkt Respijthuis Alkmaar persoonsgegevens?

Respijthuis Alkmaar verwerkt persoonsgegevens van gasten met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Gasten en hun mantelzorger(s) die geïnteresseerd zijn of verblijven in het Respijthuis.
• Vrijwilligers die werkzaam zijn in het Respijthuis.
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De coördinator en assistent- coördinator zijn verantwoordelijk voor de veilige verwerking van uw persoonsgegevens in samenwerking met de Zorgbemiddeling. Dit gebeurt via een beveiligde e-mailomgeving.

Waarvoor verwerkt Respijthuis Alkmaar persoonsgegevens?

Als u gebruik wilt maken van het Respijthuis of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als gast, een indicatie aanvragen voor verblijf en de zorg zo goed mogelijk op uw wensen afstemmen. Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom facturering.

Verwerkt Respijthuis Alkmaar ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. U kunt hierbij denken aan een Anamneseformulier dat het Respijthuis Alkmaar nodig heeft om de juiste zorg te kunnen bieden.
Maar ook:

• Voor -en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Locatiegegevens
• Gezondheid
• Burgerservicenummer (BSN)
• Genetische gegevens
   

Grondslag: Toestemming, Vitaal belang.

Hoe gaat Respijthuis Alkmaar met mijn persoonsgegevens om?

Bovenstaande gegevens zijn digitaal in SharePoint opgeslagen. Alleen de coördinatoren kunnen bij deze gegevens. De kopie wordt extern opgeslagen. Deze gegevens zijn ook opgeslagen in papieren dossiers (zorgmappen) Zorgvrijwilligers en coördinatoren hebben hier inzage in. De mappen zijn opgeborgen in een afgesloten kast waar alleen bevoegden de sleutel van hebben. De overdrachtsruimte en kantoor van de coördinator is voorzien van een codeslot waardoor er geen toegang verschaft kan worden aan onbevoegden.

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de stichting of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. De stichting neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenst openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De computers van het Respijthuis zijn beveiligd met een wachtwoord die alleen bekend is bij de gebruiker. De computers blijven niet achter in het Respijthuis maar gaan met de gebruiker mee naar huis. Bij verlies kan niemand zonder het wachtwoord in de computer. Dit geldt ook voor het gebruik van de mobiele telefoon. Een i pad wordt niet gebruikt.

• De vrijwilligerscomputer ligt in de kluis bij geen gebruik.
• Wij maken gebruik van beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall
• TLS (website heeft certificaat) Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding.
• DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat u uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoelt om persoonlijke (inlog) gegevens te bemachtigen.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

U kunt uiteraard zelf bij uw persoonsgegevens. Door inzage te vragen in uw dossier. Daarnaast kunnen de vrijwilligers en de coördinatoren, uw gegevens inzien. De coördinator en assistent van de stichting, kan uw gegevens – net als uzelf – muteren.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Respijthuis Alkmaar gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Is er een functionaris voor de gegevensbescherming in de organisatie?

De zittende coördinator is de Functionaris Gegevensbescherming van Respijthuis Alkmaar.

Kan ik zien welke gegevens Respijthuis Alkmaar van mij verwerkt?

Door in inzage te vragen in uw dossier.

Zijn er afspraken gemaakt met externe partijen die de persoonsgegevens verwerken, is er een verwerkersovereenkomst?

Op dit moment zijn wij nog in afwachting van deze overeenkomst met de Zorgbemiddeling.

Procedure voor het melden van datalekken.

Herke ICT groep behartigt onze beveiliging. Zodra er een vermoeden is van een lek zullen wij onmiddellijk contact opnemen met onze contactpersoon. Dit geldt ook voor onze website.

Onze website

Onze website verwerkt geen persoonsgegevens. De enige uitzondering hierop is het gastenboek; als u iets in het gastenboek op de website wilt plaatsen, wordt u om een e-mailadres gevraagd. Dit is uitsluitend om u te kunnen benaderen als wij u iets willen vragen over uw bijdrage in het gastenboek. Het gastenboekformulier wordt via de beveiligde SSL-verbinding naar ons verzonden.

Als u liever niet via het formulier iets achter wilt laten in het gastenboek, kunt u dit ook per reguliere e-mail naar ons sturen. 

Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend technische cookies die dienen voor het correct functioneren van de website. Deze zijn op geen enkele wijze te herleiden tot een specifieke bezoeker. 

Google Analytics

Omdat wij graag inzage hebben in het gebruik van onze website, om deze zo goed mogelijk op uw wensen toe te spitsen, maken wij gebruik van Google Analytics. Echter ook deze zijn zodanig ingesteld dat op geen enkele wijze specifieke persoonsgegevens worden gekoppeld aan de analytische data. Met Google is een verwerkersovereenkomst gesloten. Van de IP-nummers die worden gemeten worden de laatste cijfers weggelaten zodat de websitebezoeker volledig anoniem is. Het delen van gegevens met Google is uitgeschakeld. Wij maken verder géén gebruik van andere diensten van Google in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het Respijthuis kunt u terecht bij de coördinator van het Respijthuis.. Natuurlijk kunt u ook altijd contact opnemen via info@respijthuis-alkmaar.nl